Portefeuillehouder

College van B&W

Rapportagedatum

22 juli 2021

De vijf samenwerkingspartners (De Kern, MEE, Raster, Solis en de gemeente) hebben zich gezamenlijk ingezet voor de inhoudelijke doorontwikkeling van de sociale teams. Daarbij wordt ook al enige tijd gezocht naar de beste vorm voor de organisatie van de sociale teams. Gezocht is naar een vorm waarbij de sociale teams een zelfstandige organisatie vormen en de continuïteit voor inwoners en personeel is geborgd. Opdracht is om, na afweging van varianten, te komen tot een organisatie- en financieringsvorm voor sociale teams die voldoet aan de inhoudelijke doelstellingen,  efficiënt en rechtmatig is. Een organisatie- en financieringsvorm die bovendien ook breder toepasbaar is en geschikt is voor de organisatie van andere gemeentelijke toegangen. In januari 2020 heeft het college de keus gemaakt om de sociale teams te ontvlechten in een toegangsgedeelte en een preventiegedeelte. Deze ontvlechting is per 1 januari 2021 een feit.

Recente relevante Raadsmededelingen:
Raadsmededeling 2018-001931 proces entiteit sociale teams
Raadsmededeling 2018-001641 voortgang sociale teams
Raadsmededeling 2018-000076 vorm entiteit sociale teams
Raadsmededeling 2019-001332 analyse sociale teams
Raadsmededeling 2019-002172 verkenning sociale teams
Raadsmededeling 2020-000025  Varianten sociale teams
Raadsmededeling 2020-000868  Ontvlechting sociale teams

Deelproject 2 bevindt zich in de realisatiefase.  

2021 is een overgangsjaar, waarin we zoveel mogelijk werken vanuit het besluit dat is genomen om vanaf 2022 Toegang en Preventie van elkaar te scheiden bij de Wmo. Toegang Wmo is ondergebracht bij de gemeente en de preventie (Team Voor Elkaar) is belegd bij 4 partners: Raster, De Kern, Mee en Solis. Door scheiding aan te brengen tussen toegang en preventie zetten we in op professionaliteit van de partijen. Er is een procesplan Ontvlechting en projectnotitie Inbedding toegang opgesteld. Deze plannen worden nu uitgevoerd. De implementatie is op 1 januari 2021 gestart. De portefeuillehouder informeert de raad frequent in raadstafels (sociaal actueel) over de stand van zaken. In de 2e helft van 2021 wordt de definitieve overgang en plaatsing van medewerkers voorbereid en uitgevoerd en zal tevens externe communicatie hierover plaatsvinden.  

Op koers

De realisatiefase vindt plaats volgens planning.

Op koers

Op basis van de besluitvorming over de ontvlechting en de uitgewerkte projectnotitie is voor deze eenmalige kosten formeel budget geregeld via de tweede kwartaalrapportage 2020 cq de begroting 2021. Uitgangspunt is dat de nieuwe organisatie structureel budgettair neutraal is. Daarbij is wel aangegeven dat het risico bestaat op eenmalige frictiekosten. Op dit moment wordt de impact van de splitsing op de betrokken organisaties (frictiekosten) geïnventariseerd.  

Nee

n.v.t.

Nee

Nee

Nee

n.v.t.

Op koers

Om het deelproject te realiseren moesten voldoende medewerkers zowel de toegang als de preventie kant bemensen. Intussen is de ontvlechting gerealiseerd en is circa de helft van de fte bij team toegang geland en de andere helft van de fte beschikbaar voor preventie.

Op koers

Implementatie van de ontvlechting en inbedding van de toegang moeten 1 januari 2022 geïmplementeerd zijn. Gedurende het overgangsjaar 2021 werken we al in de nieuwe context.

Nee

De acties zoals benoemd in het procesplan zijn volgens planning uitgevoerd. Volgende stap is de definitieve overgang en plaatsing van medewerkers Team Toegang Wmo.

Op koers

De verschillende fasen in het onderzoek worden intern afgestemd met ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. Daarnaast vindt afstemming plaats via het bestuurlijk overleg met de partners Sociale Teams. Tevens wordt de raad bijgepraat aan de hand van sociaal actueel en raadstafels. In de 2e helft 2021 wordt extern gecommuniceerd over de nieuwe manier van werken.

n.v.t.

Portefeuillehouder

College van B&W

Rapportagedatum

22 juli 2021

Voor de realisatie van het thema Toegang (“1 huishouden, 1 plan, 1 contactpersoon”) hebben we te maken met o.a. de volgende gemeentelijke loketten:

• Sociale teams voor maatschappelijke ondersteuning en multiproblem
• Team Toegang Jeugd
• Deventer Werktalent (Konnected) voor werk
• Regionale toegang beschermd wonen en maatschappelijke opvang
• Jongerenloket voor werk en onderwijs
• Team Inkomensondersteuning voor inkomen en minimabeleid
• Publiekscontacten Zorg voor maatschappelijke ondersteuning en minimabeleid
• Budget Adviesbureau Deventer voor schuldhulpverlening

Toegang vanuit de inwoner gezien is: waar kan ik terecht met mijn vraag of zorgen? Hoe kan ik zaken regelen (ondersteuning, hulp, geld) of zelf regelen via buurthulp of vrijwilligers? Zoals hierboven aangegeven zijn er diverse plekken waar bewoners terecht kunnen en waar wordt bepaald of een inwoner recht heeft op voorzieningen/hulp/ (financiële) ondersteuning. Daarnaast hebben we op het gebied van jeugdzorg ook nog te maken met de toegang via de huisarts, medisch specialist en jeugdarts en Gecertificeerde Instellingen. Het organiseren van de toegang wordt in de aanbestedingswetgeving beschouwd als een overheidsopdracht waarbij zich het vraagstuk voordoet of op dit moment de toegang wel rechtmatig georganiseerd is. We geven thans aan een aantal gerichte partners in de stad subsidie om tot de organisatie van de toegang voor jeugdhulp (Team Toegang Jeugd), Wmo (sociale teams) te komen.  

Er lopen drie deelprojecten:  

• Procesaanpak Transformatie sociaal domein waarvan de Toegang onderdeel uitmaakt
• Doorontwikkeling sociale teams
• Doorontwikkeling Team Toegang Jeugd
• Doorontwikkeling Regionale Toegang Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang

Als kader waarbinnen de transformatieopgave van de Toegang plaatsvindt is in december 2018 door het college het Verbindend Kader Sociaal Domein vastgesteld. Het Verbindend Kader Sociaal Domein is vervolgens met de raad in een aantal raadstafels besproken en is in het voorjaar 2019 voor kennisgeving aangenomen door de raad als routekaart voor het sociale domein. De planning van de (beleids)stukken in het sociaal domein wordt steeds geactualiseerd en bij de kwartaalrapportages aangeboden aan de raad.  

Deelproject 1:  

De kern van de procesaanpak zit in het organiseren van de menselijke maat, de inwoner aan zet. Inwoners doen namelijk van alles zelf en voor en met elkaar: ontmoeting, vereniging, een-op-een betrokkenheid. Vraag is hoe we dit als gemeente en partners verder kunnen faciliteren? En hoe sluit je aan bij deze initiatieven om mogelijke problemen vroeg te signaleren en te voorkomen? De interactie tussen gemeente en partner is een cruciale factor bij de stap van transitie naar transformatie. Inspelen op de veranderende samenleving is daarbij het uitgangspunt. Ook zullen we scherp monitoren aan welke knoppen we kunnen draaien om kosten en baten in evenwicht te brengen. Daarbij organiseren wij de verbinding tussen de vele partners die bij het transformatieproces betrokken zijn. Dat vraagt integraal denken. In de aanpak gaan we op zoek naar businesscases die concrete handvatten bieden om inzicht te geven in consequenties van keuzes. Ook gaan we op zoek naar goede ervaringen elders in het land en gaan we in gesprek met partners welke bijdragen zij kunnen leveren. Soms is dit concreet en soms is het uitproberen. We werken vanuit een procesaanpak waarmee het college in december 2019 heeft ingestemd en waar uitvoering aan wordt gegeven.  

Deelproject 1 bevindt zich in de realisatiefase. Vanuit de procesaanpak werken we aan de transformatieopgave (waarvan toegang onderdeel uitmaakt) en richten op de volgende acties:

Actie 1: Focus in Wijken
We maken informatie van alle beschikbare data in onze organisatie, zodat we gericht en onderbouwd werken aan de transformatieopgave. Voorbeelden hiervan zijn de monitor Sociaal Domein en het corona Dashboard. Om echt te kunnen transformeren is het nodig dat de “basis op orde is” voor alle leefgebieden, domeinen, zowel in- als extern. Wat hebben we nodig aan voorzieningen in de wijken als sociale infrastructuur? We richten ons op het werken aan een gezamenlijk een eenduidig doel in de wijk. Alle beschikbare data binnen de gemeente is verzameld. Op dit moment wordt gekeken welke keuzes we per wijk gaan maken, zoveel mogelijk gemeentebreed, om effectiever en efficiënter de inzet in de wijken te realiseren. In 2021 wordt gestart met een aantal programma’s aan een integrale datagedreven aanpak in 4 pilotgebieden.

Actie 2: Preventie
Preventie maakt onderdeel uit van de sociale infrastructuur. In het bestuursakkoord heeft het college afgesproken om samen met relevante partijen in de gemeente een plan op te stellen waarin concreet wordt aangegeven hoe ieder bijdraagt aan (betere) preventie. Inwoners zijn bevraagd over preventie via het digipanel. En via digitale bijeenkomsten met professionals en werkers die in de haarvaten van de wijken werken is eveneens input opgehaald. Deze input van de inwoners en professionals zetten we om in een Preventieplan die in het 2e helft van 2021 aan de raad wordt aangeboden. Daarbij zoeken we aansluiting met het investeringsfonds preventie.  

Actie 3: Goede voorzieningen in de buurt
De ambitie is er om de sociale infrastructuur in wijken en dorpen te versterken. Buurtvoorzieningen vormen de kracht van de stad en vervullen een belangrijke rol voor de inwoners. Dit zorgt er mede voor dat onze inwoners, jong en oud, gezond en veilig kunnen opgroeien, wonen, werken en leven in Deventer. Tegelijk blijkt in de praktijk dat veel van deze voorzieningen tegen hun grenzen aanlopen. Vanuit de beleidsverkenning op buurtvoorzieningen gaan wij een beleidskader opstellen inclusief een afwegingskader voor buurtvoorzieningen in Deventer. Deze is in het eerste kwartaal 2021 aangeboden aan de raad en krijgt een vervolg na het zomnerreces.  

Actie 4: Regie
Voor onze inwoners en het integraal werken is het nodig dat onze toegangen werken vanuit 1 huishouden, 1 plan, 1 contactpersoon. We gaan het werken volgens dit principe vervatten in gedeelde waarden over o.a regie. Vanuit de waarden werken we met elkaar samen en organiseren bijvoorbeeld onderlinge kennisdeling en verbinden van netwerken. We richten ons ook op de multiproblemaanpak in Deventer. We voeren de aanbevelingen -voortkomend uit een nader onderzoek naar een multiproblemaanpak 2.0- uit onder andere door het realiseren van een integrale medewerker.  

Op koers

De realisatiefase van deelproject 1 loopt volgens planning.

Op koers

Voor de procesaanpak Transformatie sociaal domein (waarvan Toegang onderdeel uitmaakt)  zijn middelen opgenomen in de begroting.

Nee

n.v.t.

Nee

Nee

Nee

n.v.t.

Op koers

Het sociaal domein staat er in Deventer goed voor. Toch blijft het zaak om te blijven investeren in de transformatie om nog beter in te kunnen spelen op de veranderende samenleving.  

Op koers

De acties die we uitvoeren nemen we op en actualiseren we in het Verbindend Kader Sociaal Domein.  

Nee

n.v.t.

Op koers

Communicatie en het betrekken van de samenleving maken onderdeel uit van het procesplan.  

n.v.t.

Portefeuillehouder

College van B&W

Rapportagedatum

22 juli 2021

De gemeente Deventer heeft in samenwerking met maatschappelijke partners uit de gemeente de toegang tot jeugdhulp belegd bij Team Toegang Jeugd (voorheen Team Gezinscoaches). De samenwerking tussen de gemeente en de samenwerkende partijen is geformaliseerd door middel van subsidies. Door medewerkers met verschillende achtergronden/vakgebieden samen te voegen, is een toegang met brede expertise op het gebied van jeugdigen ontstaan. Echter, nu bijna 6 jaar later is er een juridische noodzaak en inhoudelijke wens (en kans) om de toegang door te ontwikkelen. Enerzijds gaat het hier, net als bij de sociale teams, om de rechtmatigheid van de gemeentelijke subsidie die wordt gebruikt om wettelijke taken in de toegang te organiseren. Anderzijds gaat het om inhoudelijke aandachtspunten c.q. doorontwikkelpunten: moederorganisaties zijn meer op afstand komen te staan en werkgever-werknemersrelatie is praktisch en gevoelsmatig veranderd. De grondslag waarop de toegang in 2015 is georganiseerd, heeft zijn inhoudelijke betekenis verloren. Een duidelijk verschil met deelproject 2 (sociale teams) is dat het in dit deelproject niet gaat over het opnieuw inrichten van taken. Bij jeugd bestaat reeds een scheiding tussen toegangs- en preventietaken.  
De doorontwikkeling van Team Toegang Jeugd kan uiteengezet worden in twee deelopdrachten.
Opdracht 1: Rechtmatigheid. Doelstelling: De gemeente Deventer realiseert per 2022 een rechtmatige opdracht voor alle taken die worden uitgevoerd door Team Toegang Jeugd.
Opdracht 2: Inhoudelijke doorontwikkeling. Doelstelling: De gemeente Deventer evalueert de huidige werkwijze en de samenwerking met de moederorganisaties van de Toegangsmedewerkers Jeugd en realiseert samen met hen per 2022 een inhoudelijke verbeterslag om de ervaren aandachtspunten op te lossen.

Deelproject 3 bevindt zich in de realisatiefase.

De directie en het college hebben op 7 en 13 juli ingestemd met het evaluatierapport en het procesplan Team Toegang Jeugd.  

Het resultaat van deelopdracht 1 is een procesplan Team Toegang Jeugd. Hier worden de financiële en organisatorische aspecten van het in dienst nemen van de Toegangsmedewerkers Jeugd en Jeugdhulpverleners Onderwijs per 1 januari 2022 beschreven. Met het instemmen van het procesplan heeft het college besloten om medewerkers die toegangstaken jeugd uitvoeren in dienst te nemen bij de gemeente. In het procesplan staan de stappen die uitgewerkt worden om dit te realiseren, zoals het beschrijven en waarderen van de functies, vergelijken van arbeidsvoorwaarden, aanbod aan medewerkers, de inbedding in de gemeentelijke organisatiestructuur en het opstellen van arbeidsovereenkomsten. In het procesplan wordt ook aandacht besteed aan huisvesting en de rechtmatigheid van de huidige subsidierelatie tussen de gemeente en partners voor de inzet van de Jeugdconsulenten en Gesp’ers. Deze actiepunten worden tot 1 januari 2022 verder uitgewerkt.

Het resultaat van deelopdracht 2 is een evaluatie waarin bevindingen en aanbevelingen voor een inhoudelijke doorontwikkeling van Team Toegang Jeugd worden beschreven. Uit de evaluatie blijkt dat de aanwezigheid van kennis en expertise één van de grootste succesfactoren is van Team Toegang Jeugd. Het team stuurt vanuit de visie Van Wieg naar Werk sterk op preventie en normaliseren. Dit maakt dat de instroom in de jeugdhulp vermindert en de uitstroom gelijk is gebleven. De kosten per inwoner zitten duidelijk onder het niveau van referentiegemeenten en blijft onder het landelijk gemiddelde. Aanbevelingen die genoemd worden gaan onder andere over het optimaliseren van werkprocessen en dossiervorming, het verbeteren van de PCDA-cyclus, de inzet van een kwaliteitsmedewerker en het investeren in middelen zoals huisvesting en ICT.

Op koers

De realisatiefase loopt volgens planning.  

Op koers

Uitgangspunt is dat het in dienst nemen van medewerkers budgetneutraal is. Op basis van een eerste berekening lijkt dit haalbaar. Voor de verdere uitwerking van de genoemde actiepunten in het procesplan wordt de inzet van een projectleider geschat op gemiddeld 1,5 tot 2 dagen per week. Kosten: €35.000 tot €50.000. Overige kosten zitten in eventuele externe inhuur van vakspecialisten op het gebied van HR, ICT, facilitair, vastgoed, communicatie en financiën en wordt ook geschat op 1,5 tot 2 dagen per week. Hiermee worden de totale kosten geschat op €100.000,-. Deze kosten worden gedekt uit het Programma Jeugd en Onderwijs.

Nee

nvt

Nee

Nee

Nee

nvt

Op koers

Er bestaat een risico dat medewerkers bij hun moederorganisatie willen blijven werken en niet over willen naar de gemeente. Deze signalen zijn er echter nog niet.

Op koers

Doel is om inbedding van Team Toegang Jeugd per 1 januari 2022 gerealiseerd te hebben. Het tijdspad is ambitieus, maar lijkt tot nu toe haalbaar.  

Nee

Op koers

Op verschillende momenten in het project vindt afstemming plaats met ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever, uitvoerend medewerkers en hun moederorganisaties, teammanager toegang en interne vakspecialisten op het gebied van HR, huisvesting/faciliteit, ICT, communicatie en financiën.  

Portefeuillehouder

College van B&W

Rapportagedatum

22 juli 2021

De samenwerkende gemeenten beschermd wonen en maatschappelijke opvang hebben in het samenwerkingsconvenant opgenomen dat de centrumgemeente Deventer de regionale toegang tot de voorzieningen beschermd wonen en maatschappelijke opvang ten behoeve van de vijf samenwerkende gemeenten uitvoert. Hiertoe is de centrumgemeente ook gemandateerd. Op dit moment zijn hiertoe detacheringsovereenkomsten ingericht voor een vijftal medewerkers. Nu ook de toekomstige samenwerking (waaronder de regionale toegang) vanaf 1-1-2023 is geborgd, middels een voorgenomen vernieuwd convenant waarover alle gemeenteraden afgelopen voorjaar een zienswijze hebben kunnen geven, is de wens en noodzaak om de personele constructie ook te verduurzamen.  Bedoeling is dat hierover kort na het zomerproces een (directie)besluit wordt genomen, waarbij de medewerkers een arbeidsovereenkomst bij de (centrum)gemeente Deventer wordt aangeboden per 1-1-2022 en waarbij de positionering van de medewerkers wordt bepaald. Bedoeling is de (regionale) medewerkers vanaf 1-1-2023 binnen het Team Publiekscontacten te positioneren, maar hen daarin – conform samenwerkingsconvenant – duidelijk te (blijven) onderscheiden van de lokale toegangstaken, zodat de (regionale) onafhankelijkheid en herkenbaarheid gewaarborgd blijft.

Deelproject 4 zit in de ontwerpfase

Op dit moment worden de laatste voorbereidingen getroffen ter voorbereiding op de besluitvorming van de directie. Die besluitvorming is voorzien in september 2021. De realisatie van het besluit is voorzien vanaf eind september 2021 tot en met december 2021.

Op koers

De uitvoering vindt plaats volgens planning.

Op koers

Uitgangspunt is dat het in dienst nemen van medewerkers voor de gemeente Deventer minimaal budgetneutraal is. De kosten voor de medewerkers worden nu ook gedragen door de regio als geheel. Dit zal ook in de nieuwe situatie zo zijn. Gezien de beperkte omvang van de verandering zijn er geen additionele incidentele kosten aan de orde.  

Nee

nvt

Nee

Nee

Nee

nvt

Op koers

Door het borgen van de regionale toegang kan er sprake zijn van verdere borging van kwaliteit. Op dit moment zijn geen reële risico's voorzien.  

Op koers

Start nieuwe situatie is 1 januari 2022. Deze planning is haalbaar en realistisch.  

Nee

Op koers

De medewerkers zijn goed betrokken en kunnen de verandering goed volgen. De betreffende aanbieders, welke nu de medewerkers detacheren, zijn goed geinformeerd en betrokken. Intern zijn de managers van de verschillende Teams én verschillende disciplines betrokken.